10 mandamentos de uma reunião produtiva

Não. De novo não! Mais uma daquelas reuniões chatas e intermináveis?!

É assim que você reage várias vezes por semana no seu trabalho? Lamento por você, mas saiba que uma parcela da responsabilidade por isto acontecer também é sua.Muitos profissionais nas empresas imaginam que a melhor forma para resolver as questões cotidianas é por meio de uma reunião. Com esse pensamento, agendam encontros profissionais a toda hora, como se eles fossem resolver todos os problemas da organização.

É lógico que algumas reuniões são necessárias e super indicadas, como em momentos de crise ou de comunicar mudanças estratégicas. Mas outras, puxa, ninguém sabe porque foram feitas.

Uma pesquisa mostra que 49% dos profissionais acreditam que as reuniões representam o maior desperdício de tempo dentro de uma empresa. Não é à toa que elas estão cada vez mais desgastadas.

Saiba que você também é responsável por tornar as reuniões mais produtivas e menos enfadonhas, quer seja o organizador delas ou apenas um participante convidado. Afinal, não importa de qual lado da mesa você esteja, o seu tempo será consumido nestes encontros.

Algumas medidas que você pode adotar para o seu próprio bem e de toda a coletividade da sua empresa:

1.Só agende reuniões que tenham um objetivo claro, tanto para você, quanto para os outros envolvidos;

2.Elabore uma agenda com os tópicos que devem ser tratados ou solicite que te enviem sempre que for convidado;

3.Relacione os documentos que cada um deve trazer e solicite a preparação deles com, pelo menos, 24 horas de antecedência;

4.Determine um horário para o início e comece pontualmente, independente de quem esteja presente. Assim você estimulará o hábito saudável da pontualidade

5.Estabeleça um horário para o término e cumpra a sua agenda. Caso necessário, marque outra reunião para finalizar o assunto;

6.Faça reuniões curtas. É mais produtivo marcar mais reuniões curtas, com espaço entre elas, para que a ideia amadureça na cabeça de cada um;

7.Finalize com uma espécie de ata, onde esteja definido o papel de cada participante, as tarefas que têm que fazer e os prazos a serem cumpridos;

8.Envolva apenas os profissionais que de fato podem contribuir ou decidir sobre o assunto;

9.Convide todos a deixarem seus celulares no modo “vibrar”, para que a atenção não seja desviada a cada segundo;

10.Sempre que possível, realize as reuniões automaticamente mais curtas fará com que todos sejam mais diretos e objetivos.